2021. január 4-től minden számlát kötelező regisztrálni az online rendszerbe. Ez egy teljesen érthető csökkenést eredményezett a papíralapú számla kiállításban. Ugyan már majdnem egy éve ez a szabály, azért még mindig sokan vannak, akik nem teljesen látják át az online számlázás rendszerét, folyamatait, de mi segítünk.
Mi az az elektronikus számla?
Az ado.hu szerint „a jogszabály által előírt adatokat kell tartalmaznia és elektronikus formában kell megtörténnie a kibocsátásnak és a befogadásnak”. Tulajdonképpen, ha a számlát le lehet menteni elektronikus formában, akkor már elektronikus számlának számít.
De fontos, hogy a két félnek (vevő és értékesítő) legyen egy megegyezés a számla elektronikus voltáról. Ennek nem kell sem írásbelinek, sem előre meghatározottnak lennie, az a fontos, hogy mindkét fél elismerje, és elfogadja az elektronikus számlát. Tehát, ha a vevő nem tudja befogadni az elektronikus számlát, úgy a kiállítónak kötelessége kiállítani azt papíralapon is. Ez alatt fizikai, kinyomtatott papírforma értendő.
A kibocsátás az elektromos számla esetében akkor történik meg, ha az értékesítő továbbítja azt a vevőnek (a legtöbb esetben ki is nyomtatja), azt pedig a vevő letölti.
Hogyan tudok kiállítani e-számlát?
Ehhez számlázó programra van szükség. Maga a számlázás folyamata ugyanúgy történik, mint a hagyományos számla esetében, viszont az elektronikus számlát nem kell kinyomtatni, de még postázni sem, ugyanis a továbbítás automatikusan megtörténik.
De a számlát befogadó hozzájárulása elengedhetetlen – nem szükséges előzetesen írásbeli engedély, elég akár az arra utaló viselkedés is a vevő részéről, vagy szóbeli megegyezés.
Elektronikus aláírás jelentősége
Ilyesfajta számla kiállítására Magyarországon 2004 óta van lehetőség. A kezdetekben az elektronikus aláírás (PKI) és a zártadatcsere-rendszer (EDI) voltak az egyedüli megoldások. Máig ez a két technológia a legelterjedtebb, de kiemelkedik a PKI, ugyanis olcsóbb, valamint a számlakiállítás és -befogadás is egyszerűbb. Ezen okokból kifolyólag mi csupán az elektronikus aláírásssal foglalkozunk.
Elektronikusan aláírt számla (PKI)
A PKI egy dokumentumtartalmi-védelmi megoldás. A rendszer azt a problémát oldja meg – sikeresen -, hogy egy digitális dokumentum hosszú ideig olvasható legyen, ugyanakkor könnyen átalakítható. Alapját a hash kód képezi, amely egyedi kóddal látja el az összes számlát, esetleges változtatások esetén megváltozik a kód.
A PDF formátum garantálja az adatok hitelességét és olvashatóságát, de az adatok sérülhetetlenségét nem – hiszen bármilyen PDF dokumentum szerkeszthető egy megfelelő programmal. Ezért a számlákra egy digitális aláírás kerül, amely igazolja az eredetiségét. Viszont ez még nem elég egy teljesen hiteles számlához.
De szükség van időbélyegre is!
Az időbélyeg feladata, hogy igazolja a számla létrehozásának pontos időtartamát. Ezzel mindenki számára látható, hogy ki és mikor hozta létre az adott számlát.
Mik az előnyei a hagyományos számlával ellentétben?
Egy könnyen kezelhető számlázó programmal – és a legtöbb manapság használatos már az! – gyerekjáték a számla kiállítása. Ezenkívül spórolhatunk is, hiszen nem kell kinyomtatni a számlát és az ügyfél egyből meg is kaphatja. Ezáltal ő hamarabb intézheti tartozását felénk is.
Hogyan jut el a számla az ügyfélhez?
Nincs jogszabályban meghatározva, de a bevált gyakorlat, hogy e-mailben küldjük el neki. Gyakran a számlázó program maga gondoskodik a kiküldésről, de le is menthetjük a számlát és csatolhatjuk a levelünk mellé vagy CD-re, DVD-re kiírhatjuk, de akár pendrive-on is eljuttathatjuk a vevőnek, ha számára az a legkényelmesebb.
Mik a szabályok a tárolásra?
Az elektronikusan kiállított számlákat legalább 8 évig kell archiválnunk. Azt is fontos tudnunk, hogy az e-számlák tárolására csak elektronikusan van lehetőség. A kinyomtatott verziók nem használhatók eredeti, hiteles másolatként. További lehetőség: vannak erre a célra kialakított cégek is, akik megteszik az archiválást helyettünk.
Biztosan többeknek nehezére esett hozzászokni az új rendszerhez, de egy kis gyakorlás után könnyen elsajátítható. Kétségtelen, hogy az e-számla kényelmes megoldás vevő és eladó számára is. Kevesebb papírmunkával és idő ráfordítással járó feladat, arról nem is beszélve, hogy a tárolás is könnyebb. Mindenki számára optimális megoldás.
